Ausweis von Spesenentschädigungen und Gehaltsnebenleistungen

Steuerbefreite Naturalien statt Cash

Was hat sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber seit Einführung des Neuen Lohnausweises geändert? Lassen sich bei Nebenleistungen Steuern sparen? Die Lösungen müssen auf konkrete Fälle und Bedürfnisse der KMU sowie der Angestellten und Anteilseigner ausgerichtet werden, damit die Beteiligten sich nicht in falscher Sicherheit wiegen

In den letzten Jahren haben einzelne Arbeitgeber ihren Angestellten Nebenleistungen anstelle von Lohnerhöhungen zukommen lassen, um Steuern zu sparen. Diese sogenannten Gehaltsnebenleistungen gehören – sofern sie nicht als geschäftsmässig begründete Spesen gelten – allerdings im Grundsatz zum steuerbaren Einkommen. Seit Einführung des Neuen Lohnausweises (NLA) können Steuerbehörden und Sozialversicherungsämter solche Positionen besser erkennen.

Auch durch Steuerbehörden genehmigte Spesenreglemente können seit vergangenem Jahr mehr Licht in diese Angelegenheit bringen und sind für alle Betroffenen verbindlich. Die Wegleitung zum NLA hält fest: «Als Spesenvergütungen gelten vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit, z.B. auf Geschäftsreise, entstanden sind.»

Wann sind Gehaltsnebenleistungen steuerfrei?

Von den Vergünstigungen sind nur solche steuerfrei, welche nach den Richtlinien der AHV als geringfügig gelten. Sonst sind grundsätzlich alle an Mitarbeiter ausbezahlten Geldbeträge als Lohn zu deklarieren. Werden die massgeblichen Bedingungen eingehalten, sind bestimmte Gehaltsnebenleistungen nicht oder nur teilweise zu versteuern. Die Tabelle mit den Nebenleistungen soll einen groben Überblick geben und ist nicht abschliessend.

Sichtweise der Steuerbehörden

Sowohl die Steuerbehörden als auch die Sozialversicherungs-Ämter stützen sich auf die Richtlinien im Zusammenhang mit dem NLA. Doch spielt auch die Mehrwertsteuer im Konzert der beiden Schwergewichte eine nicht zu unterschätzende Rolle, bspw. beim Eigenverbrauch von Fahrzeugen und anderen Gratisleistungen an die Mitarbeitenden. Trotz der allgemeinverbindlichen Vorgaben der Schweizerischen Steuerkonferenz ergeben sich kantonale Unterschiede, so etwa bei der Handhabung von Pauschalspesen. Während der Kanton Basel-Stadt Pauschalspesen von maximal 6000 Franken ohne genehmigtes Spesenreglement zulässt, ist dieses in den Kantonen Basel-Landschaft und Aargau ab dem ersten Franken Pflicht. Im Kanton Aargau müssen zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres die Bezüger von Pauschalspesen namentlich mit dem vorgesehenen Betrag gemeldet werden.

Pro und kontra Gehaltsnebenleistungen

Die Unternehmungen locken neue Arbeitnehmer gerne mit Gehaltsnebenleistungen, sogenannten Fringe Benefits. Dafür sind Risiken im Vorsorgebereich oft nicht ausreichend abgesichert. Häufig wären weniger Nebenleistungen zu Gunsten von besseren Vorsorgeleistungen eine zu prüfende Alternative, die den Mitarbeitenden wirklich einen Vorteil bringen und steuerlich attraktiv sind.

Massvolle Spesenregelungen und faire Mitarbeiterentlöhnung

Im Vordergrund steht eine faire Entlöhnung aller Mitarbeitenden entsprechend ihrer Arbeitsleistung. Dann sind auch Ferien und Freizeit der Mitarbeiter für erfolgreiche Unternehmen wichtig. Hier wäre das Abtragen von Überzeiten oft sinnvoller, als dass diese ausbezahlt und versteuert werden müssen.

Weiter ist ein von den Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement dienlich, damit im Unternehmen und bei den Arbeitnehmern keine falschen Erwartungen entstehen. Zudem sorgt ein solches Regelwerk für klare Verhältnisse bei der Deklaration gegenüber den Steuerbehörden.

Steuerbehörden und Sozialversicherungen stützen sich auf den NLA und die allfälligen Spesenreglemente. Bei Zuwiderhandlungen werden die entsprechenden Leistungen aufgerechnet und nachbelastet.

Bei der Mitarbeiterentlöhnung sollte nicht primär die Steueroptimierung im Vordergrund stehen, sondern die Motivation, für das Unternehmen hervorragende Leistungen zu erbringen. Auch die Absicherung gegen Tod, Invalidität und Alter muss einen grösseren Stellenwert haben. Es sollten also die Chancen und Risiken von Nebenleistungen aufgrund der konkreten Situation und Bedürfnisse der Unternehmen und deren Angestellten sorgfältig gegeneinander abgewogen werden. Fachmännische Beratung durch den Spezialisten lohnt sich auf jeden Fall.